PRODUKT
METODYKA

Mapowanie procesów

Czy tworzenie map procesów ma sens? – to pytanie, które przedsiębiorcy lub kierownictwo firm mogą sobie często zadawać. Tworzenie map procesów, czyli graficznego przedstawienia przebiegu poszczególnych działań w firmie, uważane jest niekiedy za przerost formy nad treścią.
Mapowanie procesu (pokazanie go w formie graficznej) to po prostu schematyczne zaprezentowanie kolejnych czynności składających się na jego przebieg. Począwszy od przyjęcia zamówienia od klienta, skończywszy na realizacji zamówienia i wysłania go do klienta.
Istnieje kilka różnych metod obrazowego przedstawiania procesów i każda firma może znaleźć tę, która będzie dla niej najodpowiedniejsza. Bardzo ważną rzeczą jest jednak zawsze to, by na mapie procesu łatwo można było zidentyfikować: początek i koniec procesu, osobę odpowiedzialną za dany proces, poszczególne czynności oraz hierarchię i przebieg działań.

Czy warto wizualizować procedury? – obrazy po prostu znacznie łatwiej zapadają w pamięć niż słowo mówione bądź pisane. Zwróćmy uwagę, jak bardzo często instrukcje obrazkowe, skutecznie pomagają nam zainstalować w domu nowe urządzenie czy zmontować mebel.
To tylko jeden z czynników przemawiających za tym, aby mapować procesy. Jest jeszcze kilka innych ważnych aspektów, które przemawiają za tą metodą: Jednoznaczność – kiedy tworzymy mapy procesów, każde działanie powinniśmy przypisać do odpowiedniej osoby lub konkretnego działu. To niezwykle istotne. Tymczasem, kiedy zaczynamy mapowanie procesów dla naszych klientów, często okazuje się, że trudno jest jasno określić, kto daną czynność wykonuje albo jest za nią odpowiedzialny. Zmapowanie procesów eliminuje takie niejednoznaczności, Punkt wyjścia do ulepszeń – mapy procesów stanowią podstawę do optymalizacji działań w firmie. W momencie, kiedy właściciel lub kierownictwo firmy chce poszczególne procesy upraszczać, skracać, przyśpieszać lub usprawniać, wtedy zawsze punktem początkowym powinny być mapy. Im bardziej skomplikowany rysunek ilustrujący aktualny stan, tym większa ewentualność, że coś należałoby poprawić. Mapa ukazuje sekwencję działań. Prościej stwierdzić, które czynności są niepotrzebne, które się powtarzają, jakie nie mają właścicieli, a które nikomu nie służą, Przyjazne dla użytkownika – zobrazowane procesy łatwiej się czyta i przyswaja niż procedury pisane tekstem ciągłym. Tematyka merytoryczna obu dokumentów może być ta sama, jednakże różnica w przestawieniu ich użytkownikowi jest bardzo duża. Niektóre firmy zobowiązane są do posiadania precyzyjnych opisów procedur. Ale i na to można znaleźć dobre rozwiązanie. Mapa jako ujęcie ogólne i opis szczegółowy mogą przecież z sobą koegzystować. Opis powinien być podobnie ustrukturyzowany, a więc odnosić się do kolejnych czynności procesu na mapie. Ułatwia to znacznie znajdowanie niezbędnych informacji. Szukając konkretnej wiadomości, nie musimy czytać całej procedury. Na mapie znajdujemy krok, który nas ciekawi, i odnajdujemy w opisie interesujące nas szczegóły, Szybsze wdrażanie nowych pracowników – zaobserwowaliśmy, że firmy, które posiadają mapy procesów, o wiele lepiej radzą sobie z wdrażaniem nowych pracowników. Zaznajomienie się z obrazową formą procedur jest po prostu dużo łatwiejsze. Ponadto, przeglądając mapy, nowi pracownicy od początku poznają
strukturę organizacyjną firmy oraz dowiadują się, kto odpowiada za dany proces.

Procedury

Nieodłączną częścią mapowania procesów są procedury. Procedury to nic innego jak opisanie działań występujących w poszczególnych komórkach organizacyjnych przedsiębiorstwa, które prowadzą do osiągnięcia zamierzonego celu. Przedstawienie tych działań w formie procedur przyczynia się niewątpliwie do standaryzowania i uporządkowania czynności wykonywanych w działach stanowiących strukturę organizacyjną firmy. Pracownicy różnego szczebla wykonujący pracę w swoich komórkach mają jasno określone schematy postępowania podczas różnych procesów, począwszy od wpływu zapytania od potencjalnego klienta, skończywszy
na procesie realizacji zamówienia i wysłania go klientowi. Wprowadzenie procedur przyczynia się m.in. do poprawy komunikacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, jak również do wyeliminowania dublujących się czynności w komórkach firmy. Aby procedura przyczyniała się do poprawy jakości pracy, a co za tym idzie do wzrostu efektywności i rozwoju firmy powinna składać się z: celu – czyli dokładnego wskazania jej przeznaczenia, obszaru korzystania – czyli w jakim zakresie będzie ona wykorzystywana i komu będzie ona służyła w pracy, odpowiedzialność – czyli kto będzie według niej odpowiadał za poszczególne procesy, nazewnictwa – czyli precyzyjnego określenia specjalistycznych pojęć użytych w opisaniu procedury, metody postępowania – czyli opisanie krok po kroku wykonywanego procesu, załączników – wskazanie wszelkich dokumentów, formularzy, arkuszy lub tabel, które będą stanowiły uzupełnienie opisanej procedury. Nie zawsze procedury będą jednak zawierały wszystkie wskazane elementy. Należy pamiętać, iż każda procedura jest opracowywana indywidulanie, bo każdy przedsiębiorca prowadzi w sposób zindywidualizowany swój biznes. Opisanie krok po kroku działań wykonywanych podczas poszczególnych procesów zachodzących w firmie pozwala na skrócenie czasu ich realizacji, a co za tym pozwala firmie obsłużyć większą ilość klientów.
Niejednokrotnie uporządkowanie działań pozwala również zaoszczędzić koszty związane, np. z produkcją. W przypadku większych przedsiębiorstw ustandaryzowanie procesów pozwala na taką samą technikę działania wobec klientów w różnych oddziałach tej samej firmy.